Einkäufer:innen rekrutieren: Was HR wissen muss

Kein Einheitsweg und trotzdem klare Muster

Für eine Karriere im Einkauf gibt es keinen vorgeschriebenen Bildungsweg. Das macht das Feld offen, schafft aber auch Unschärfe bei der Kandidatenbeurteilung. In der Praxis führen vier Wege in den Beruf:

Kaufmännische Berufsausbildung ist der häufigste Einstiegspunkt. Besonders relevant sind die Industriekaufleute (3 Jahre, IHK, mit Einsatzgebiet Beschaffung), Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement sowie Speditionskaufleute, letztere vor allem für Einkauf mit Logistikbezug.

Die Aufstiegsfortbildung zum Geprüften Fachwirt für Einkauf, seit der BIBB-Reform offiziell Bachelor Professional in Procurement, ist eine IHK-anerkannte Qualifikation, die explizit auf Beschaffungsfunktionen ausgerichtet ist. Kandidat:innen mit diesem Abschluss sind häufig erfahrener, als ihr formaler Bildungsweg auf den ersten Blick vermuten lässt.

Studium: Drei Disziplinen sind besonders relevant: Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Materialwirtschaft oder Beschaffungsmanagement, Wirtschaftsingenieurwesen (besonders gefragt im industriellen Kontext) sowie Supply Chain Management oder Logistik. Letztere gibt es zunehmend als eigenständige Studiengänge, etwa an der TH Nürnberg (M.A. Einkauf und Supply Management) oder der Hochschule Hof.

Quereinsteiger:innen sind ein unterschätzter Kandidatenpool. Fachkräfte aus Vertrieb, Produktmanagement, Logistik oder technischer Entwicklung wechseln regelmäßig in den Einkauf. Ihr Branchen- und Marktwissen ist dabei oft wertvoller als ein einschlägiger Abschluss ohne Sektorerfahrung.

Operativer Einkauf: die unterschätzte Basis

Das Stellenziel des operativen Einkaufs ist die Sicherstellung der betrieblichen Versorgung, mit Produktionsmaterialien ebenso wie mit Betriebsmitteln und Dienstleistungen. Operative Einkäufer:innen sind administrativ tätig: Sie sichern die Versorgung mit Waren und Dienstleistungen, prüfen Wareneingänge und Rechnungen, bearbeiten Qualitätsmeldungen und stellen die Richtigkeit von Stammdaten sicher (Material, Menge, Lieferant, Preis). Diese Funktion ist die fachliche Basis für jede weitere Position im Einkauf.

Ein Trend, den Recruiter:innen kennen sollten: Größere Häuser und Konzerne lagern vornehmlich transaktionale Einkaufsaufgaben, insbesondere das Bestellwesen, zunehmend ins Ausland aus, da dort kostengünstigere Kapazitäten verfügbar sind. Das verändert das Anforderungsprofil auf mittlere Sicht. Es erklärt auch, warum erfahrene operative Einkäufer:innen in Deutschland gefragt sind, sobald neben der Routineabwicklung Krisenresilienz zählt.

Was operative Einkäufer:innen aktuell besonders wertvoll macht: In Zeiten geopolitischer Spannungen gehört zum Tagesgeschäft weit mehr als das Bearbeiten von Bestellungen. Liefertermine aller aktuellen Anlieferungen müssen aktiv geprüft werden. Bei Lieferverzug sind systemseitige Korrekturen notwendig, teilweise mehrfach. Die Koordination mit allen betroffenen Stakeholdern (Produktion, Vertrieb, Planung) sowie die enge Abstimmung mit dem strategischen Einkauf bei Kostensteigerungen sind inzwischen Kernanforderungen, keine Ausnahmen.

Für das Recruiting bedeutet das: Profile, die bereits Lieferkettenkrisen durchgearbeitet haben, sei es die Suezkanal-Krise 2021 oder die Coronapandemie, sind nachweislich krisenfester. Diese Kandidat:innen laufen nach kurzer Einarbeitung weitgehend selbstständig, da sie das notwendige ERP-Systemwissen mitbringen und nur die Besonderheiten des neuen Unternehmens erlernen müssen.

Strategischer Einkauf: Verhandlung, Strategie, Geopolitik

Das Stellenziel des strategischen Einkaufs ist die Koordination der Lieferquellen. Strategische Einkäufer:innen sind verhandelnd tätig: Sie planen Waren- und Materialgruppenstrategien und setzen diese um, verantworten die Qualifizierung neuer Lieferquellen (einschließlich Auditierungen gemeinsam mit dem Qualitätsmanagement) und haben großes Interesse an Lieferantenkonsolidierung, weil sie dadurch ihre Verhandlungsposition verbessern. Reisetätigkeit ist in dieser Funktion häufig eingeplant.

Ein entscheidender Recruiting-Tipp: Das Verhandlungsvolumen unbedingt im Erstgespräch abfragen und im Lebenslauf vermerken lassen, aber immer im Zusammenhang mit den verantworteten Warengruppen bewerten. Ein Volumen von 100 Mio. Euro in einer einzigen Warengruppe ist etwas grundlegend anderes als dasselbe Volumen verteilt auf 30 Subwarengruppen: Letzteres erfordert in der Regel sowohl Spezialisierungstiefe als auch breite Koordinationskompetenz. Diese Unterscheidung entscheidet, ob ein Kandidatenprofil wirklich zur ausgeschriebenen Stelle passt.

Geopolitische Realität 2026: Strategische Einkäufer:innen müssen Risikomanagement in Richtung Lieferquellen betreiben, Preissteigerungen abwehren, mittelfristige Anlieferungen umplanen und Aufträge neu allokieren, zum Beispiel statt China nun Europa. Das ist kurzfristig teurer, sichert aber die Versorgung bis zur Etablierung neuer Langfristlösungen.

Für das Recruiting gilt: Warengruppen- oder Materialgruppenerfahrung ist ein wichtiges Qualifizierungsmerkmal, etwa Stahl, Aluminium, Direct oder Indirect Materials, im Handel Textilien oder Haushaltswaren. Gleichzeitig sollte das Profil nicht zu starr bewertet werden: Erfahrene Einkäufer:innen lernen neue Warengruppen kontinuierlich dazu und entwickeln sich weiter. Profile mit starkem Logistik-Know-how oder Erfahrung im Rohstoff- und Stahleinkauf sind aktuell besonders attraktiv, weil sie ein bestehendes Lieferantennetzwerk direkt einbringen können. Auch Erfahrung in der Beschaffung aus LATAM oder Australien gewinnt an Relevanz. Dieses Know-how sollte frühzeitig im Gespräch abgefragt werden.

Projekteinkauf: eine Rolle, die alle Bereiche berühren kann

Der Projekteinkauf wird in Stellenprofilen häufig als eigenständiger Bereich geführt, in der Praxis ist die Abgrenzung jedoch fließender. Projekteinkauf kann sowohl bei operativen als auch bei strategischen Einkäufer:innen Teil der Rolle sein. Das Stellenziel ist die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen innerhalb einer definierten Projektphase. Projekteinkäufer:innen sind sowohl operativ als auch verhandelnd tätig. Diese hybride Rolle unterscheidet sich je nach Unternehmenskontext deutlich:

• In produzierenden Unternehmen läuft der Projekteinkauf vom Prototypen bis zur Serienfreigabe. Danach geht die Verantwortung an den operativen und strategischen Einkauf über.
• Im Anlagenbau beschafft der Projekteinkauf Komponenten, komplette Anlagen oder in Einzelfällen auch ganze Fertigungseinheiten und Fabriken, in enger Abstimmung mit Engineering, Produktionsleitung und Qualitätsmanagement.
• Bei internen Investitionsprojekten (z. B. Gebäudebau, Standorterweiterung, IT-Infrastruktur) koordiniert der Projekteinkauf die Beschaffung von Bauleistungen, technischen Systemen und externen Dienstleistungen, mit C-Level, Fachabteilungen und externen Partnern als Stakeholder.

Recruiter:innen müssen beim Projekteinkauf den Projekttyp und den Kontext verstehen, denn die Herausforderungen unterscheiden sich je nach Ausprägung. Operative Projekteinkäufer:innen arbeiten eher transaktional und ausführungsnah, direkt am laufenden Business. Strategisch ausgerichteter Projekteinkauf erfordert hingegen ausgeprägte Fähigkeiten im Stakeholder-Management, in der Vertragsgestaltung und im Prozessdenken. Lokale Projekte sind außerdem anders zu bewerten als globale. Entsprechend sollten Kandidat:innen gezielt nach ihrer Projekterfahrung in beiden Dimensionen befragt werden.

Wer führt wen? Hierarchie und Reporting

Das Verständnis der Einkaufshierarchie hilft dabei, Stellenprofile auf dem richtigen Senioritätsniveau zu formulieren und Kandidat:innen realistisch einzuschätzen.

Sachbearbeiter:in Einkauf / Operative:r Einkäufer:in: Einstiegslevel, Fokus auf Prozessabwicklung und ERP-Systeme, berichtet an Teamleitung oder Einkaufsleitung.

Strategische:r Einkäufer:in / Buyer: Verantwortlich für eine oder mehrere Warengruppen, berichtet an Lead Buyer oder Einkaufsleitung. Führt häufig crossfunktionale Projektteams ohne disziplinarische Verantwortung.

Lead Buyer / Warengruppenmanager:in: Vollständige Verantwortung für eine Warengruppe, von der Strategie bis zur Lieferantenentwicklung. Berichtet an die Einkaufsleitung, häufig mit fachlicher Führungsverantwortung.

Projekteinkäufer:in: Berichtet je nach Unternehmensstruktur an die Einkaufsleitung oder direkt an die Projektleitung. Matrixstrukturen sind häufig.

Einkaufsleitung / Head of Procurement / CPO: In mittelständischen Unternehmen direkt der Geschäftsführung unterstellt, in Konzernen an Bereichs- oder Holdingleitung berichtend. Strategische Entwicklungen werden laufend an diese Ebene berichtet.

Der Fachkräftemangel im Einkauf: Zahlen, die Recruiting-Teams kennen sollten

Die Besetzung von Einkaufspositionen ist strukturell schwieriger geworden. Laut IW Köln fehlten zwischen Juli 2024 und Juni 2025 allein in kleinen und mittleren Unternehmen über 281.000 Fachkräfte (KOFA-Studie 2/2026). In einzelnen Engpassberufen bleiben Stellen laut Daten der Bundesagentur für Arbeit mehr als 270 Tage unbesetzt (Statista). Für 2028 rechnet das IW mit bundesweit rund 768.000 fehlenden Fachkräften (IW-Arbeitsmarktfortschreibung).

Fünf konkrete Konsequenzen für Recruiting-Teams:

1. Operative und strategische Anforderungen im Stellenprofil strikt trennen. Widersprüchliche Profile schrecken erfahrene Kandidat:innen ab.
2. Verhandlungsvolumen und Warengruppen beim strategischen Einkauf immer gemeinsam abfragen. Erst die Kombination beider Angaben liefert ein belastbares Bild der tatsächlichen Senioritätsstufe.
3. Quereinsteiger:innen mit Sektorerfahrung gezielt in Betracht ziehen. Branchenkenntnis und ein vorhandenes Lieferantennetzwerk schlagen in vielen Fällen den formalen Bildungsweg.
4. ERP-Systemkenntnisse kontextabhängig bewerten. Für operative Einkäufer:innen sind Systemkenntnisse (z. B. SAP MM) oft zwingend, da sie das Tagesgeschäft direkt tragen. Im strategischen Einkauf zählt die Fähigkeit zur Lieferantenentwicklung und Krisenresilienz mehr als das konkrete System.
5. Active Sourcing mit den richtigen Begriffen starten. Relevante Suchtermini: Einkäufer:in, Buyer, Strategic Buyer, Procurement Manager, Category Manager, Warengruppenmanager:in, Lead Buyer, Projekteinkäufer:in, Serieneinkäufer:in, Technische:r Einkäufer:in, Global Sourcing Manager:in, Head of Procurement, CPO. Auf Qualifikationen achten: Industriekaufmann/-frau, Bachelor Professional in Procurement, Wirtschaftsingenieurwesen, BWL Materialwirtschaft, Supply Chain Management, SAP MM, LkSG, Lieferantenmanagement. Ergänzend relevante Fachbegriffe: Einkaufsvolumen, Spend Management, Spendanalyse, Tail Management, Katalogmanagement, Sourcing, Sourcingmanagement, Dual Sourcing.

Wie die DIS AG beim Recruiting im Einkauf unterstützt

• Besetzung operativer, strategischer und projektbezogener Einkaufspositionen in Industrie, Handel und Dienstleistung, branchenspezifisch und mit Fokus auf die Sektorkenntnis der Kandidat:innen
• Active Sourcing für spezialisierte Profile: Technische:r Einkäufer:in, Rohstoff-/Stahleinkäufer:in, Global Sourcing Manager:in, Projekteinkäufer:in, CPO
• Gehalts- und Markteinschätzung für Einkaufsfunktionen auf Basis der DIS Gehaltsstudie Industrie

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